Reuniões são atividades rotineiras não apenas no ambiente corporativo, mas também no ambiente pessoal e familiar.
Muitas vezes pode-se receber um convite para uma reunião de maneira apreensiva, pois algumas pessoas se sentem intimidadas com esse tipo de situação. Pode-se ficar com a impressão que nem tudo precisa ser discutido em uma reunião e que poderia ser resolvido de uma maneira mais prática.
No entanto, reuniões são essenciais para a discussão de projetos e tomada de decisões, por exemplo. Para que isso seja feito de forma eficaz, é preciso definir muito bem os participantes, para que ninguém fique com a sensação de “estar sobrando” e para que dê tempo de todos interagirem com suas ideias e propostas.
Steve Jobs, o conhecido fundador da Apple, fazia pelo menos duas reuniões semanais, com os diretores, para discutir resultados e estratégias, e com as equipes de marketing e comunicação. O empresário, falecido em 2011, criou técnicas simples, mas bastante rigorosas e eficientes para eliminar as reuniões longas e improdutivas na Apple, que continuam atuais e valiosas. Uma das regras, por exemplo, era se reunir apenas com pessoas extremamente capazes. Ele criou até um grupo, chamado de TOP 100, que tomava as decisões estratégicas mais importantes na companhia com milhares de funcionários. Entre outros procedimentos para reuniões mais simples e eficazes, estão grupos menores, encontros presenciais e a proibição do Power Point.
Outra dica importante é estipular um horário para começo e fim da reunião, e ser rigoroso quanto a isso. O tempo de todos é precioso e o respeito aos horários fará com que todos se sintam mais satisfeitos na participação da reunião, já que não terão a impressão de que ela só toma o tempo das pessoas.
Vale sempre lembrar também que a empresa não precisa de uma reunião para tudo, pois nem toda decisão deve necessariamente esperar por uma reunião. Ela só deve ser feita no caso de uma necessidade imprescindível.