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Como planejar eventos ao longo do ano

É bem provável que a sua empresa já tenha começado a preparar ou até mesmo finalizado o planejamento anual de 2019. Nesse momento importante, são definidas as metas, os indicadores e os planos de ação para o próximo ano. Trata-se de um dos processos mais estratégicos de qualquer companhia, pois orienta os esforços e as iniciativas do próximo ano em direção à visão e à missão estabelecidas.

Quem já organizou eventos corporativos tem a exata noção da importância do planejamento prévio para promover uma experiência mais enriquecedora para os participantes. Não é raro que a decisão final sobre a realização do evento ocorra bem próximo da data escolhida. O orçamento pode ter sido reduzido ou a equipe é pequena diante dos objetivos pretendidos.
Atentar para alguns aspectos essenciais é a garantia de uma jornada segura rumo a um evento bem-sucedido. Com planejamento e apoio da tecnologia dos dispositivos móveis, por exemplo, a gestão de eventos só ganha em termos de qualidade e produtividade.

Um dos objetivos importantes do planejamento anual é garantir que todos na empresa estejam indo na mesma direção. Muitos processos de planejamento anual falham ao não garantir que todas as iniciativas estejam alinhadas.

Desse modo, permite-se que iniciativas conflitantes, redundantes ou desconectadas ocorram em paralelo, anulando-se ou reduzindo o potencial de impacto do plano, com a perda de esforços. Isso gera muitos desgastes, perda de tempo e até mesmo de investimentos.

Depois de bem definidos orçamentos disponíveis para a realização dos eventos e as datas, é preciso também deixar as tarefas bem delegadas para que a pessoa responsável pela organização do evento se organize. Existe também a possibilidade de contratar um consultor de eventos (link post Cosy) para que ele fique responsável por esta organização.

Dependendo do porte do evento, pode-se ainda checar com antecedência de algumas semanas ou dias os ajustes e alinhamentos do que foi determinado no planejamento inicial. Alguns planos podem mudar por motivos internos ou externos e é sempre bom conferir para saber se tudo continua de acordo com os arranjos iniciais.

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