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Dicas para deixar sua reunião mais produtiva

Você participa de muitas reuniões? Ou é o responsável por organizá-las? Muitas vezes temos a sensação de não estarmos aproveitando bem todo o tempo das reuniões que temos e ficamos com a impressão de que foi um tempo desperdiçado.
Reuniões são essenciais para compartilharmos informações importantes e discutir resultados e próximos passos antes de tomarmos decisões. Portanto, deve-se ficar bastante atento para que a condução das mesmas sejam efetivas e garantam a participação de todos os colaboradores presentes.
Para ajudar você neste desafio, separamos algumas dicas essenciais na organização da reunião:

  1. Seja objetivo e criativo: uma reunião bem executada, é uma ferramenta importante na colaboração, trabalho em equipe e na gestão do seu projeto.
  2. Preparação dos Participantes: ao distribuir a agenda da reunião, informe também a preparação que os participantes devem ter. Ler relatórios e dados preliminares, levar documentos para a reunião e especificar o tempo que durará aumentarão a produtividade. Escolha alguém para registrar a ata.
  3. Não permita que assuntos sejam misturados: a agenda pode ser modificada quando extremamente necessário, mas isso deve ser evitado ao máximo. O que não pode acontecer é a mistura de assuntos. Não deixe que os participantes dispersem em discussões que não estão relacionadas ao tema em pauta.
  4. Mantenha as reuniões dentro do horário de trabalho: muitas reuniões serão urgentes e imprevisíveis, inclusive fora do horário de trabalho. No entanto, as reuniões que possam ser agendadas e preparadas com antecedência devem se concentrar dentro do horário normal de trabalho. Mesmo que a equipe seja pró-ativa, enérgica e dedicada, sempre fica a sensação aguardar o fim da reunião para voltar para casa. Isto somente causaria que alguns participantes procurem a solução mais rápida, e não a melhor.
  5. Trabalhe com dados, não com política: a política deve ficar de lado durante as reuniões. Se decisões são tomadas com base no “achismo”, ou o chefe acaba ignorando as idéias dos funcionários e decide conforme suas próprias convicções, ou os participantes não terão motivação para procurar soluções melhores, e a reunião deixa de ter sentido. Trabalhe sempre com dados e evidências, e obtenha consenso de que os passos corretos estão sendo tomados.
  6. Controle o tempo: depois de algum tempo dentro de uma sala de reunião, as pessoas começam a perder a concentração, e em alguns casos a paciência. Reuniões longas devem ter pausas programadas (e seguidas à risca). Se estiver sendo gasto muito tempo com uma discussão interminável, proponha continuar esta discussão posteriormente e passar ao tema seguinte (isto permitirá que os participantes voltem ao tema com a cabeça mais fresca). Estas ações de controle do tempo ajudarão muito no foco e eficiência da reunião.
  7. Escolha o ambiente correto: o local e ambiente da reunião são fatores determinantes para seu sucesso. O local deve ser bem iluminado. Se precisar apagar a luz para uma apresentação, tente fazer isto no menor tempo possível, já que a escuridão causará um efeito de relaxamento no grupo. A temperatura deve ser de preferência, um pouco baixa. Não a ponto de que todos passem frio na sala, mas temperaturas mornas também geram um efeito de relaxamento. Escolha também o horário correto no qual as pessoas podem se concentrar melhor nos temas discutidos. Evite reuniões em locais muito movimentados.
  8. Encerre a reunião revisando o que foi discutido e o que foi definido: este é um jeito de reforçar o que foi definido e evitar problemas de entendimento. Procure sempre, além de registrar em atas, encerrar a reunião com um resumo do que foi comentado e discutido e as próximas ações.

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