Organizar um evento corporativo, seja ele um treinamento, uma oficina, convenção ou workshop, demanda muito planejamento. Por envolver sempre a participação de muitas pessoas e até mesmo empresas diferentes, todos os detalhes devem ser cuidadosamente pensados.
Além da escolha adequada do local, data e alimentação, não podemos nos esquecer dos móveis, da decoração, dos equipamentos e tudo que será utilizado na atividade a ser realizada. Se for apenas uma palestra, microfones e equipamentos de áudio devem estar em pleno funcionamento. Haverá uma oficina diferente, como culinária ou meditação? Então lembre-se de separar todos os itens a serem utilizados na cozinha e uma sala silenciosa, respectivamente.
Aproveitamos para separar algumas dicas que são válidas para qualquer tipo de treinamento, workshop ou atividade que você fará com sua equipe num ambiente fora da empresa!
Decoração: arranjos florais trazem leveza e quebram a seriedade do ambiente. Nessa hora é importante conversar com um profissional da área de decoração, para não dispor vasos e plantas de qualquer maneira. Uma composição floral bem feita pode dar outra cara ao espaço!
Audiovisual: microfones, telões, projetores, isolamento acústico. Tudo isso deve ser testado previamente para que nada dê errado durante a apresentação!
Materiais de papelaria: cadernos, canetas, flipcharts, papeis avulsos e murais devem estar à disposição para praticamente todos os tipos de atividades, pois os participantes podem querer fazer anotações.
Internet: caso precise usar a rede, não deixe de verificar com o local sobre a velocidade da internet. Ninguém quer ficar perdendo tempo esperando algo carregar para ser mostrado aos participantes, certo?
Mobiliário: puffs, cadeiras, mesas e outros móveis devem ser estrategicamente selecionados e dispostos para que todos os participantes tenham como assistir às atividades confortavelmente, mas com o cuidado de não envolver tanto os colaboradores para que eles não sintam sono.
Todos esses itens não devem, de forma alguma, serem checados isoladamente. Juntos, eles formam a composição do seu evento corporativo e passam uma mensagem. Uma organização que pensa no design, no funcionamento e na boa fluidez de todas as atividades a serem realizadas com certeza faz com que tudo dê certo!