Delegar tarefas é uma tarefa recorrente no cotidiano das empresas. Gestores de equipes precisam aprimorar esse processo, pois ele tem impacto direto sobre os resultados entregues aos clientes. Quem tem maior facilidade para delegar tarefas melhora o ambiente e torna todos os colaboradores mais produtivos.
Muitas vezes, a dificuldade em delegar aparece quando a empresa ganha corpo e os líderes já não têm condições de acompanhar todos os processos. Independentemente da razão que leva à dificuldade em delegar, gestores precisam se conscientizar a respeito disso.
Delegar tarefas não é transferir suas responsabilidades, mas sim mostrar ao seu time que você confia neles para o cumprimento de atividades importantes à organização. Por isso, melhor que centralizar funções e atividades é fortalecer e motivar os colaboradores. Assim, você possuirá uma equipe integrada e que cumpre bem os objetivos desejados.
Separamos algumas dicas que podem te ajudar nessa tarefa!
1. Veja quais tarefas podem ser delegadas: Para se organizar melhor e não perder tempo com tarefas que poderiam ser realizadas por outras pessoas, você deve pensar quais delas podem ser delegadas. Analise e selecione as demandas que podem ser delegadas de acordo com seu time e, depois, escolha quem vai assumi-la. Execute apenas tarefas que não puderem ser delegadas ou, ainda, aquelas mais complexas e que dependem diretamente de você.
2. Promova a autonomia da equipe: Quanto mais a equipe trabalhar de forma independente, melhor será para o gestor — que, consequentemente, terá menos trabalho. Para que isso ocorra, deixe claro os prazos e os detalhes da tarefa e, então, dê autonomia para que cada um a execute.
3. Explique bem a tarefa delegada: Pense em todos os aspectos que podem ser uma futura barreira para a realização da tarefa e cuide para que não se transformem em obstáculos. Repasse as informações da tarefa à equipe, deixando todos os pontos claros. Garanta que todos entenderam o que devem fazer e que são capazes de realizar o serviço.
4. Seja um líder democrático: Autoritarismo não combina nesse contexto, pois líderes autoritários acabam por inibir e pressionar a equipe. Assim, eles podem não conseguir falar sobre as suas dificuldades. Um líder democrático sabe ouvir e se colocar no lugar dos outros.
5. Dê feedbacks regularmente: Você não precisa esperar uma tarefa ser concluída para dar o feedback sobre todo o trabalho. Esteja presente em etapas diferentes do processo e opine de forma sincera. Saiba elogiar e valorizar quando o trabalho foi feito como esperado. Já ao apontar problemas, seja empático com a equipe e com cada integrante. Críticas são necessárias, porém, você deve saber como fazê-las. Após cada uma delas, apresente uma possível solução.
6. Escolha a quem delegar cada tarefa: Ir além das habilidades declaradas no currículo de cada um é fundamental nesse ponto. Muitas vezes, um colaborador que é formado e ocupa uma vaga específica pode não ser quem executa melhor a tarefa. Por outro lado, ele pode executar bem outras atividades necessárias. Conheça bem os integrantes de sua equipe para que você possa delegar tarefas de forma justa para todos.
7. Esteja sempre presente: Você deve acompanhar todos os processos de execução de uma tarefa. Além de aproximá-lo dos membros da equipe, isso reforça as relações e proporciona maior confiança entre os pares. Ademais, se você se mostra presente e solícito para resolver problemas, a pressão sobre cada um será reduzida.