Já passei por vários cursos e treinamentos para facilitadores de grupo. Em todos eles, ressalta-se a importância de sempre iniciar uma reunião com a colheita de expectativas de todos os participantes.
Existem várias maneiras de fazer isso, dependendo do número de pessoas e do tempo disponível. Mas é imprescindível que o facilitador ouça todas as expectativas dos participantes e depois esclareça quais serão atendidas e quais não serão atendidas.
Uma forma bacana, principalmente em reuniões de trabalho em que decisões devem ser tomadas, é colocar os objetivos da reunião em forma de perguntas que devem ser respondidas. O facilitador pode apresentar as perguntas e os participantes podem ter um tempo, em grupos, para validar ou não e acrescentar outras perguntas que precisam ser respondidas.
O alinhamento de expectativas é relevante no início da reunião. Por que?
Durante a reunião, quando o facilitador ou o próprio grupo percebem que estão conversando sobre assuntos que estão fugindo ao escopo proposto, há uma técnica chamada “Aquário” ou “Estacionamento” que funciona bem. Basta que haja um flipchart disponível no qual assuntos que “enroscam” são registrados. Dessa forma, o grupo sabe que esses assuntos não serão esquecidos, eles só foram “estacionados” por um tempo. Ao final da reunião, caso os objetivos principais tenham sido atingidos, o facilitador pode propor a retomada dos assuntos do “Estacionamento”. Caso contrário, agenda-se um novo horário para isso acontecer.
Ao final da reunião é muito importante que o facilitador volte para as expectativas e verifique com o grupo se elas foram atendidas. Caso alguma delas não tenha sido atendida, próximos passos e responsáveis pelo assunto são definidos.
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Veja também: como garantir o estado de presença em reuniões.